Conoce todas las ventajas de la gestión documental para las empresas (I)

gestion-documental1José Estañ BistuerConsultor de ECM en Informática El Corte Inglés.

Si es cierto que no hay mal que por bien no venga, podemos decir que la actual situación económica ha puesto de relieve algunos de los beneficios que la gestión documental aporta a las empresas. Las tecnologías que permiten gestionar la información contenida en soportes físicos o digitales está presente, en mayor o menor medida, en prácticamente todas las organizaciones, sin embargo un análisis detallado del uso real de estas tecnologías nos lleva a preguntar si las empresas conocen efectivamente todas las ventajas de la gestión documental.

A esta pregunta debe responderse que en muchos casos, las soluciones tecnológicas para la gestión de la información están infrautilizadas, de manera que las empresas, pese a apostar decididamente por la implementación de sistemas de gestión documental, carecen del asesoramiento y del conocimiento necesario que les permitiría obtener todas las ventajas que estos sistemas podrían ofrecerles.

Sin duda alguna, los empresarios conocen que la gestión documental cuenta con un ROI muy favorable, siendo este uno de los factores decisivos a la hora de implantar soluciones documentales. Pero más allá del rápido retorno de la inversión, no todos los empresarios son plenamente conscientes de que la gestión documental, incluidos los servicios de externalización de procesos documentales, es mucho más que gestión de la documentación y ofrece, además, sistemas de gestión de la información y del conocimiento, que inciden directamente en el incremento de la eficiencia empresarial y en la mejora del servicio al cliente. Cada sector puede hacer sus cálculos sobre las tareas que, lejos de constituir el core de su actividad, suponen una distracción de recursos tan costosa como evitable por medio de sistemas de gestión documental adecuados.

Pero la mejora de la eficiencia empresarial no se consigue simplemente por disponer de la tecnología; debemos dar con la tecnología adecuada y, lo más importante, saber utilizarla de la mejor manera. No es infrecuente –y quien no lo haya hecho que tire la primera piedra– la práctica de imprimir un e-mail, que se archiva en papel y que días después se escanea para ser remitido nuevamente vía correo electrónico… y así indefinidamente. El mundo digital ofrece algunas tentaciones peligrosas como la de guardarlo todo (en el correo, en local, en la red, en los foros… ¡en la nube!) incurriendo en duplicidades y en la ineficiencia que precisamente se quiere evitar. Por consiguiente, además de la tecnología, las empresas deberán contar con una política documental y gestionar adecuadamente la implantación de los nuevos sistemas, orientando y acostumbrando a los usuarios hacia las mejores prácticas que permitan sacar todo el rendimiento posible de sus plataformas documentales. Esta política no puede olvidar los requisitos de seguridad y las empresas deberán tener en cuenta la necesidad de disponer de las herramientas necesarias para facilitar a sus empleados y clientes el acceso a la documentación, pero siempre en entornos controlados y auditados.

Efectivamente, la implantación de soluciones documentales es un viaje de largo recorrido para el que se debe escoger una buena compañía. Lo adecuado es comenzar con una consultoría que permita definir de forma precisa el mapa documental y que afronte el oportuno análisis de los diferentes procedimientos. Es propio también de este periodo establecer las políticas que regirán la gestión de los documentos en la empresa. Todo ello encaminado tanto al buen conocimiento de los procesos documentales corporativos como a la racionalización y simplificación de los mismos. Seguidamente es necesario la elección de las soluciones tecnológicas adecuadas, por lo que será preciso contar con un integrador experimentado capaz de ofrecer un abanico de soluciones y afrontar una implantación en la que es imprescindible la implicación de interlocutores de la organización. Por último es necesario contar con una adecuada gestión del cambio, que permita a los usuarios utilizar el nuevo sistema sin repercusiones negativas. Si se siguen estos pasos no hay duda de que la empresa llevará a cabo una correcta gestión documental y aprenderá a optimizar su trabajo y sus resultados.

Y no deben olvidarse detalles, como las dimensiones de la empresa, su ámbito geográfico de actuación y las condiciones de prestación de sus servicios –en establecimientos fijos, en movilidad, on-line…–, los requisitos legales que debe cumplir respecto a la documentación que maneja, así como las restricciones por confidencialidad de la información.

Un pensamiento en “Conoce todas las ventajas de la gestión documental para las empresas (I)

  1. Hola,

    Estoy de acuerdo en que el ahorro en coste y tiempo es primordial para las empresas a la hora de la gestión documental.
    Pero existe un problema de fondo y es la falta de DMS eficaces e intuitivos que orienten al cliente. OpenKM posee múltiples funciones, entre ellas podemos encontrar una interfaz amigable que hace que el usuario gestione la documentación pertinente de manera rápida y eficaz. Además se centra en la comunización entre usuarios dentro del mismo gestor, lo que simplifica las tareas de trabajo.

    Saludos

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