Conoce todas las ventajas de la gestión documental para las empresas (y II)

gestion-documental2José Estañ Bistuer, Consultor de ECM en Informática El Corte Inglés.

Es evidente que hay una diversidad de actividades empresariales ¿son todas susceptibles de beneficiarse de las ventajas de la gestión documental? En principio puede afirmarse que ninguna queda excluida ya que cada empresa tiene sus procesos documentales críticos susceptibles de ser optimizados gracias a sistemas de gestión documental.

Por otra parte, si existen soluciones modulares y escalables, estas son las propias de la gestión documental, cuyas aplicaciones son especialmente adecuadas para ir creciendo dentro de la empresa, desde un piloto inicial hasta un sistema de gestión corporativo integrado con el resto de aplicaciones. Sin ninguna duda, hay una solución de gestión documental adecuada para cada empresa con independencia de su tamaño o del sector al que pertenezca.

En lo que respecta a las características de los sistemas demandados por las empresas, las organizaciones son cada vez más conscientes de la necesidad de implantar soluciones que, además de poder gestionar un gran volumen de información, tengan capacidad para analizarla y ofrecer datos para una mejor gestión de la actividad empresarial. Asimismo, crece la tendencia a demandar herramientas que faciliten la automatización de los procesos de negocio, que al mismo tiempo que incrementan la eficiencia de la empresa y mejoran el servicio prestado a sus clientes, le permiten centrarse en el core de su actividad sin desperdiciar recursos en tareas meramente administrativas.

En relación con el mercado de soluciones y prestadores de servicios son necesarias algunas reflexiones.Las dudas que puede tener una empresa que se proponga implementar soluciones tecnológicas en su organización estarán en primer lugar relacionadas con la necesidad de contar con un solo fabricante o por el contrario con varios fabricantes e integradores por separado. Puede decirse que una buena solución es contar con un socio tecnológico integrador y conocedor de las distintas tecnologías líderes del mercado. Un socio capaz de hacer efectivas las conexiones, entre el fabricante y el cliente y que cubra con su servicio el ciclo completo del documento, partiendo de una consultoría previa, con una adecuada definición del mapa documental y de las políticas a seguir, y concluyendo con la oportuna gestión del cambio que garantice el éxito del nuevo sistema entres los usuarios finales.

En relación con el software, no hay duda de que actualmente se está superando el sistema tradicional de licenciamiento para dar entrada a nuevas fórmulas. En este sentido, el modelo SaaS puede reducir los plazos de implantación de una solución y aprovecharse de las ventajas de la gestión documental sin desembolsos económicos iniciales fuertes. Y, al margen del sistema de licenciamiento, debe señalarse que no todas las herramientas de gestión documental son iguales, aunque es cierto que casi todas incorporan las funcionalidades clave. Ante esta situación una buena medida para elegir el software adecuado es elegir al fabricante dentro del número reducido de empresas tecnológicas que llevan más años en el mercado y que tienen mayor presencia, lo que supone una garantía y ventaja clara respecto a nuevas herramientas. En cualquier caso, la herramienta elegida deberá ofrecer capacidades de gestionar y catalogar contenidos, herramientas de workflow y capacidades de integración con el resto de aplicaciones corporativas.

Y como alternativas al mercado tradicional, la irrupción del modelo de Cloud Computing, representa una evolución en la forma de ofrecer y consumir servicios informáticos. Los aspectos fundamentales del nuevo modelo son el pago por uso y el acceso bajo demanda a una inmensa variedad de recursos y servicios que proporciona una capacidad prácticamente ilimitada al usuario del servicio. El gran beneficio de la nube es el acceso a las tecnologías más novedosas y actualizadas sin necesidad de proceder a grandes desembolsos o a complejas implementaciones de nuevos sistemas.

Además es posible hablar de nuevas tendencias que apuntan a entornos de gestión documental y soluciones de Social Community y de Big Data y todo apunta hacia soluciones que tengan capacidad para sincronizar la información que pueda estar fuera de la organización en sistemas tipo Dropbox. También la movilidad debe estar presente en las soluciones que se implanten desde ahora.

Para finalizar haciendo una mención a la presencia de las soluciones de gestión documental en el sector público, debe decirse que en el momento presente las Administraciones tienen un importante reto como consecuencia del despliegue de la administración electrónica, que viene impuesta tanto por la legislación que regula el procedimiento administrativo electrónico como por las necesidades de modernización de la Administración recogidas en el Informe CORA o en la reciente ley de impulso de la factura electrónica. Esto significa que cada vez deben gestionar y conservar más documentos electrónicos con validez jurídica -al igual que siempre han hecho con los documentos en papel- y las herramientas junto con metodologías correctas son la clave para hacer esta gestión de los documentos de forma correcta.

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