La gestión documental, una cuestión con historia

gestion-documental-historia_iecisaBLOGJosé Estañ Bistuer, Consultor de ECM en Informática El Corte Inglés.

La gestión documental está íntimamente unida al ser humano porque, más allá de la memoria genética, los hombres y las mujeres transmitimos nuestro saber por medio de documentos. Todos hemos recibido de nuestros antepasados un temor ancestral a la oscuridad y todos, queramos o no, transmitiremos ese miedo a nuestros descendientes. Esta es una herencia incontrolada e incontrolable, en cambio la gestión documental nos permite decidir qué información transmitimos, a quién, cómo, cuándo y dónde.

Por tanto puede decirse que la gestión documental y la evolución de la humanidad van de la mano a través de la historia. ¿A alguien le parece muy atrevida esta afirmación? ¿Demasiado pretenciosa? Podemos citar cuatro ejemplos históricos para demostrar esta estrecha relación.

Jean Mabillon

Jean Mabillon fue un monje benedictino francés del siglo XVII, que en 1681, publicó un tratado denominado “De re diplomatica”, en  el que para determinar la autenticidad de ciertas cartas de un jesuita propone las herramientas que permiten autentificar un documento y datarlo. Jean Mabillon crea la técnica del análisis documental al considerar al documento como objeto de estudio en sí mismo y muestra los métodos que harán posible la identificación de los documentos falsos, diferenciándolos de los auténticos.

A lo largo de su vida este monje visitó las principales bibliotecas dictaminando sobre la autenticidad de diversos manuscritos. Su éxito le atrajo la protección real y también algunas enemistades. Sus ideas podrían haberle costado la hoguera sólo unos años antes, pero, afortunadamente para él y para todos nosotros, en Francia ya se sentían los aires de la Ilustración y Jean Mabillon vivió una larga y fructífera vida entre libros y legajos.

Julio Verne

¿Quién no conoce a Julio Verne? Magnífico novelista y visionario del siglo XIX, se adelantó a su tiempo prediciendo mucho de lo que ahora forma parte de nuestra vida cotidiana. ¿También la gestión documental? También. Claro que sí.

Lo hizo en una novela inédita y desaparecida que fue encontrada y publicada por un bisnieto de Verne. Esta novela lleva el título de “París en el Siglo XX”, fue escrita en 1863 y es claramente futurista. Todas sus páginas son arrebatadoras, pero el libro llega al límite de lo increíble cuando afirma “La fototelegrafía permitirá enviar escritos, firmas o ilustraciones y firmar contratos a una distancia de 20000 kilómetros. Todas las casas estarán conectadas.”

No se puede definir mejor el modo en que la actual sociedad se comunica e interactúa.

Los tipógrafos

Este tercer sujeto histórico es colectivo, internacional y más o menos anónimo. Se trata de los trabajadores de artes gráficas, los tipógrafos, que a lo largo del siglo XIX protagonizaron los principales movimientos obreros y crearon asociaciones, partidos políticos y sindicatos; algunos de ellos de extraordinaria importancia para nuestro país.

Podemos preguntarnos por qué unos trabajadores cuyas condiciones de trabajo no eran especialmente negativas tomaron el liderazgo del movimiento obrero, la respuesta no se hace esperar: estaban alfabetizados y trabajaban con información. Ellos mismos eran gestores documentales, transmitían datos e información, así que si tenían que actuar tenían que hacerlo de manera estructurada. Este es uno de los más claros ejemplos de la influencia de la gestión documental en el devenir de la historia.

Antonio Comyn  

Y llegamos a 1900 siguiendo al político conservador Antonio Comyn, anglófilo, aristocrático y muy interesado por un invento llamado máquina de escribir, que curiosamente consiste en una máquina que escribe.

Hoy nos resulta difícil creer que existiera una época en la que la Administración Pública no admitiera documentos mecanografiados y sólo los manuscritos tuvieran entrada. Claro que si pensamos por un momento en lo que ocurre hoy con los documentos electrónicos, tal vez nos resulte más fácil imaginar la situación. El caso es que antes del año 1900, los documentos escritos a máquina eran rechazados porque la Administración no estaba segura de poder acreditar su autenticidad –tal vez no habían leído a Jean Mabillon–. Ante esta situación, el Senador don Antonio Comyn promovió una iniciativa legislativa que culminó en 1900 con la publicación en la Gaceta de Madrid de una Real Orden equiparando los documentos manuscritos con los mecanografiados.

El texto de la disposición no tiene desperdicio para los que nos dedicamos a esta aventura de la gestión documental. La Administración Electrónica acababa de nacer.

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