Pasado, presente y futuro de los ECM

pasado presente futuro_ECM_iecisaBLOGMario Yelamos, Business Information Management en Informática El Corte Inglés.

ECM, son las siglas del concepto Enterprise Content Management, que según la definición que se puede encontrar en la Wikipedia es:

“una manera formal de la organización y el almacenamiento de documentos de una organización, y otros contenidos que se relacionan con los procesos de la organización. El término abarca estrategias, métodos y herramientas que se utilizan a lo largo del ciclo de vida del contenido.”

Hasta la adopción de este término global en la primera década del siglo XXI, la industria hablaba de sistemas de gestión documental, gestión de contenidos web, buscadores, gestión de archivos, workflows documentales, gestión de activos multimedia…

Aunque inicialmente ECM se asociaba a la gestión de documentos, su definición tiene un alcance mucho más amplio y que hoy en día se hace más importante: “…organización de otros contenidos que se relacionan con los procesos de la organización”.

Esta apreciación es muy importante, porque el foco de un ECM es gestionar los contenidos empresariales, es decir, la información empresarial, con independencia del medio usado para representarla y conservarla. Por lo tanto va más allá del soporte de los documentos electrónicos y/o en papel.

Si me permitís la licencia, podríamos afirmar que los sistemas ECM existen desde que el hombre existe: pinturas en piedra, pergaminos, legajos, archivos medievales… fueron los primeros medios usados para organizar y almacenar los contenidos empresariales.

Dejando atrás la historia, los sistemas de información ECM empezaron a desarrollarse a principios de los años 90. Fue pionera en Europa la digitalización de los fondos documentales del Archivo de Indias, que dio fruto a un desarrollo informático que sería el origen del primer sistema de Gestión de Archivos, que se convertiría posteriormente en el producto Archidoc. Luego fue el paso de InvesDoc, para la gestión de documentos electrónicos.

A finales de la década de los 90 pero especialmente en la primera década del siglo XXI empieza la expansión de los ECM de primera generación, a los que llamaré ECM 1.0.

Esta época fue importantísima para que las organizaciones comenzaran a gestionar de forma electrónica su información que comenzaba a residir en documentos electrónicos, páginas web, multimedia…, cómo poder organizar y controlar a través de la informática la documentación que tenían en sus archivos papel. Con los ECM 1.0, las organizaciones comenzaron a automatizar la creación, revisión, aprobación y publicación de información a través de workflows.

Recordando aquellos tiempos, podemos afirmar que estos sistemas fueron muy importantes para el inicio de la digitalización de las empresas, pero tenían algunas dificultades propias de la época para la gestión de contenidos pesados: comunicaciones muy limitadas, aplicaciones web lentas, poco amigables, aburridas y muy limitadas. En definitiva, sistemas que organizaban perfectamente los contenidos, pero requerían de un esfuerzo importante por los usuarios, y no ayudaban excesivamente en la compartición de estos contenidos sin tener la necesidad de realizar esfuerzos en automatizar procesos de negocio.

Con la aparición de las aplicaciones Web 2.0, y por cierto con algunos años de demora, los fabricantes de ECM empezaron a evolucionar sus soluciones a lo que denominaremos ECM 2.0.  La generación 2.0, centrada en la experiencia del usuario, agilizó la gestión de contenidos, a través de aplicaciones web más ricas e intuitivas, parametrizables a cada usuario, pero además incorporando nuevas soluciones para colaboración, movilidad, generación de documentos electrónicos, conservación de correos electrónicos… haciendo además que estos sistemas ECM traspasen la barrera empresarial para también llegar al consumidor final: Dropbox, Drive, Docs… forman parte de estos nuevos modelos de ECM centrados en consumidores finales.

Y aunque hoy en día están muy presente los ECM 2.0, en la segunda parte de la década actual estamos entrando en la tercera generación, ECM 3.0. Y algunos fabricantes y consultoras empezamos a crear soluciones y servicios de esta tercera generación.

La generación 3.0 da por superada la mejora de la experiencia de usuario, el uso documental con dispositivos móviles, y se centra en dos objetivos principales: traspasar la frontera obsoleta de los contenidos para hablar de información, y sacar el máximo beneficio a la información empresarial.

Y es que en una sociedad digital como la que estamos ya, debemos olvidarnos de los conceptos del documento, contenido web, digitalización… para centrarnos sin temores en la gestión de la información, sin importar el medio usado. Un par de ejemplos ayudarán a entenderlo mejor:

  • Nuestras universidades tienen la obligación y necesidad de conservar a largo plazo las actas de las notas de los estudiantes universitarios. Esto no es una novedad en sí misma, pero la novedad reside en que hace décadas estas actas estaban en papel, hace pocos años en documentos electrónicos, y hoy en día, son un simple registro de una tabla de una base de datos del sistema de gestión académica. ¿Y como conservamos a 20, 50 ó 100 años registros de una base de datos de un sistema de información que seguramente en 10 años ya no existirá? ¿Y cómo garantizamos la no alteración de dicha información a lo largo del tiempo con el uso y migraciones posteriores de este sistema de información?

La necesidad de organizar y conservar la información sigue siendo la misma, pero no así la solución. En nuestra sociedad digital poder “congelar” y “representar” información binaria de una base de datos es una necesidad a cubrir con la tercera generación de ECM.

  • Las redes sociales contienen información cultural, de comportamientos de la sociedad, legal, penal y económica que deben organizarse y conservarse. Desde un punto de historia y cultura, los futuros historiadores investigarán los movimientos sociales y de participación ciudadana que vivimos estos últimos años, analizando las repercusiones que tuvieron mensajes de 140 caracteres de nuestras redes sociales. Pero más allá de la vertiente cultural o social, empezamos a ver como la información que se escribe en las redes sociales son pruebas fehacientes en procesos judiciales, son mecanismos de comunicación de actos administrativos y/o comerciales… Y la necesidad de conservarlos de forma organizada es una obligación que las organizaciones tienen que empezar a cubrir. La volatilidad de las aplicaciones de las redes sociales, y de las empresas que conservan esta información hace imposible pensar en que dentro de 5-10 años, para un proceso legal podamos ir a estas aplicaciones y recuperar la información para que sirva para una prueba judicial.

El segundo objetivo de la generación 3.0, sacar el máximo beneficio de la información empresarial, está asociado a la corriente de tecnologías BigData, donde la información digitalizada de los documentos corporativos, bases de datos de información corporativa e información de las redes sociales se combina, se explota y las organizaciones pueden sacar el máximo rendimiento.

Big Data documentales, que no solo se pueden aplicar en el sector privado, si no que nuestras administraciones pueden usar para mejorar su operativa impositiva, sancionadora como de aplicación de nuevas estrategias de construcción de la sociedad. Sin dejar a un lado la necesidad actual de nuestras administraciones por mejorar la transparencia “real” de su gestión y la democratización del acceso a la información. Para que una administración tenga paredes de cristal es necesario mucho más que la publicación de documentos estáticos en su portal: clasificar, conservar, buscar, comparar, medir y exponer su información a la ciudadanía para su control, sí, pero también para su provecho en la creación de nuevos servicios.

Y a fecha de hoy humildemente creo que estamos en este cambio de generación 3.0, y aunque está todo por hacer en esta tercera generación, creo que se están comenzando a crear la necesidad que resolverá la generación ECM 4.0 de la próxima década.

Porque la Industria 4.0 de la que se está hablando mucho en esta época, la cuarta revolución industrial, para hacerla digital e inteligente, creará la necesidad de disponer de sistemas de gestión, organización y conservación de los nuevos modelos y formatos de información que genere.

Y aunque ahora es difícil delimitar que podrán hacer los ECM 4.0, ya hay algunos ejemplos que se pueden comenzar a observar y que con el paso del tiempo generarán esta necesidad.

En la corriente SmartCities, que está creando ciudades inteligentes, a nadie se le escapa que en el futuro la gestión semafórica de las ciudades será 100% inteligente, y que un servidor tendrá constancia fehaciente al milisegundo de los cambios de cada semáforo. Y las empresas de automoción y tecnológicas están avanzando en la puesta de marcha de coches inteligentes, geoposicionados con precisión y con posibilidad de conducción automática. Coches que generan petas de información de cuando se encienden, su recorrido, velocidad, giros, constantes vitales del conductor… En la generación IoT (Internet de las Cosas) en las próximas décadas los ECM deberán organizar y conservar la información que generan estos dispositivos. Pues ante un proceso judicial de un accidente de tráfico, la información de en qué milisegundo el semáforo cambió de color, y cuál era la posición exacta del coche, será la única prueba fehaciente que el magistrado admitirá.

Y tal vez esto permita llegar a una Justicia 4.0 donde de forma digital y automatizada puedan resolverse procesos judiciales sencillos sin intervención de magistrados… pero esto ya roza la imaginación y seguramente no lo veremos en mi generación.

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